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常见公文写作格式和文件排版格式

时间:2011-06-02 22:33 来源:党政办公室 点击:

公文有狭义和广义之分。狭义的公文特指《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文和《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文。广义的公文则涵盖了全部通用公文和专用公文。

1.文种

全国党的机关公文以中共中央办公厅发布自1996年5月3日起施行的《中国共产党机关公文处理条例》规定为准,全国党的机关公文文体主要有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14个种类;国家行政机关公文以国务院办公厅发布自2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》规定执行,国家行政机关公文文体主要有命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个种类。文种方面存的问题有三个。一是党政混用文种。决议、指示、公报、条例、规定为党的机关公文专用,命令、公告、议案为行政机关公文专用,不可混用。二是生造文种。把没列为文种的公文种类作为文种使用。党的机关除《条例》所确定的文种外均不可直接行文,但可作为"印发"、"颁发"式"通知"的"附件"行文。例如,《关于技术练兵比武的办法》可以改成《××关于印发技术练兵比武的办法的通知》,不能作为文种使用的还有"总结"、"计划"、"安排"、"要点"、"细则"等。三是"请示""报告"""函"混用。例如:《××关于办公自动化所需经费的报告》是要求上级解决问题,应该用"请示"而不是"报告"。报告是"向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问"的,不需要回复;而请示是"向上级机关请求指示、批准"的,需要回复。有时也存在"请示"和"函"混用。《办法》规定:不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项是用函。可是有的单位为了办事顺利,向不相隶属的有关主管部门请求批准时,故意将"函"用成"请示",如"××县办公室关于追加2006年度办公经费的请示"(给县财政局),应改为"××县办公室关于追加2000年度办公经费的函"。

2.纸张和排版

《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》公文的书面格式划分为眉首、主体、版记三部分,并分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、抄送机关、印发机关和印发日期等7个要素。置于公文首页红色反线(又称间隔横线)以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含红色反线)以下至主题词(不含主题词)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。

《中国共产党机关公文处理条例》、第九条规定,公文用纸可采用16开型(宽184mm×长260mm),也可采用国际标准A4型(宽210mm×长297mm)。国家机关公文用纸的采用A4型纸。

采用A4型纸的页边和版心尺寸为:天头(上白边)为:37mm±1mm",订口(左白边)为:28mm±1mm,地脚(下白边)为:35mm±1mm",翻口(右白边)为:25mm±1mm",版心尺寸为:156mm×225mm(不含页码)"。正文用3号仿宋体字,一般每面排22行,每行排28个字。

采用16开型纸的页边和版心尺寸为:天头(上白边)为:40mm±1mm",订口(左白边)为:25mm±1mm,地脚(下白边)为:25mm±1mm",翻口(右白边)为:20mm±1mm"。正文用3号仿宋体字,一般每面排20行,每行排25个字。

公文的装订要求左侧装订,订位为两钉订眼距书心上下各1/4处,允许误差±4mm.钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm,一般为4mm。

公文的页码标识,要求用4号半角阿拉伯数字,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm.单页码居右空1字,双页码居左空1字,空白页和空白页以后的页不标页码。

3.发文机关标识(文头)

又称"版头",《中国共产党机关公文处理条例》规定:版头"由发文机关全称或者规范化简称加文件二字或者加括号标明文种组成,用套红大字居中印在公文首页上部"。发文机关标识原则上应使用宋体字或黑变体字和红色标识,字号以醒目美观为原则由发文机关酌定,推荐使用高22mm×宽15mm字体。上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm.目前有的文件版头不规范。县级以上行政区域名称前不必要再加上一级行政区域名称。如"××县档案局",不必写为 "××省××县档案局"或"××市××县档案局"。同级机关或部门可联合行文,联合行文版头可以用主办机关名称,也可并用联署机关名称。联合同级别机关,一般按党政军群的顺序排列。发文字号只标明主办机关发文字号。而在实际操作中,有些单位往往是没有联合机关专用红色文头,打印"黑头"文件,严重影响了公文的严肃性。

4.发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号一般在发文机关标识下空2行处,用3号仿宋体字标注并居中排布(不与签发人时)。机关代字应当反映发文机关或部门的性质,不可有几种写法。年份、序号用阿拉伯数字标识。目前存的问题有:一是"字"和"发"混淆不清。党政机关代字多为"××发",职能部门代字多为"××字"。二是"〔〕"不对,年份应标全称,用六角括号"〔〕"括住,六角括号(〔〕)可在word软件"插入符号"中选取,不能用"()";三是序号编虚位,将"5号误编为005号;四是加"第"字。如方发〔2006〕5号写为"方发〔2006〕第5号"

5.签发人

上报的公文需标识签发人姓名,签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字:"签发人"用3号仿宋体字,"签发人"后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

6.红色反线

红色反线一般标印在发文字号之下4mm处,其长度与版心等宽(即16开110mm-145mm,A4在156mm左右)。需要注意的是,党委的可在红色反线中间标★,政府序列不标★。

7.标题

标题由发文机关名称、公文主题和文种组成。一般都要写全。省略发文机关有两种情况,一是机关内部使用的公文,标题中省略在落款处写机关名称;二是法规类公文。令、命令等为了庄重简练省略事由。公布张贴性的通告、通知等公文为了醒目,发文机关事由可同时省略。普遍存在的问题有五个:一是不写发文机关名称,以为文头印了发文机关,标题就可省略的,这时错误的。二是滥用标点符号。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外,一般不使用标点符号。三是多层转发,语意难解。如某县级机关转发市级机关已经转发的《山西省民政厅关于加强民政工作的通知》,其标题拟为《××县民政局关于转发××市民政局关于转发山西省民政厅关于加强民政工作的通知的通知》,一个标题中出现多个"关于"和多个"通知",使读者不知所云,可通过省略一个通知字样的方式来"消肿",改为《××县民政局转发山西省民政厅关于加强民政工作的通知》。四是批转、转发、印发文件选词不当。下发行政法规、规章的公文标题用"发布"或"印发",下发隶属机关的公文标题用"批转",下发上级、同级和不相隶属机关的公文标题用"转发",贯彻上级机关发出的公文的标题,应将事由写清楚,而不能只写原文发文字号。五是对公文主题的把握不准确、不全面。对起限制、修饰和说明的时间名词、程度副词和介词结构等使用不当,从而造成了公文标题事由不清楚、不准确,如"××县工商局关于摆摊设点的决定",此"决定"对摆摊设点究竟是"禁止"还是"准许"、摆设地点等不明确、不具体,根据该文的内容,应改为"××县工商局关于禁止在城区繁华地带随意摆摊设点的决定"。

公文标题一般标识在红色反线下空2行处,用2号宋体字居中排布。有两个发文机关的机关名称可横排也可纵排,纵排要上下对齐。公文标题如果字数偏多,需要分行排列,分行时须注意不要把各行上下对齐排成等长,有二行时可上短下长或下短上长,有三行以上时,可排成金字塔式、倒金字塔式或瓶式,不得将两个字以上的词拆开排在不同行的首尾。总之标题的排布要做到词义完整、排列对称、间距恰当。

8.主送机关

主送机关是指公文的主要接收机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。普遍存的问题:一是主送机关"一逗"或"一顿"到底。主送机关较多,应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列,同性质或同级别的机关之间用顿号,不同性质或不同级别的机关之间用逗号。比如国务院对下行文,其主送机关的排列形式是:"各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构"。二是位置选择不对。主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格,最后一个主送机关名称后标全角冒号。意见、决定、条例的主送机关标注在版记中的主题词之下、抄送之上。其余类别的公文,如果主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。向上级机关请示只写一个主送机关;向下级部分机关发送的公文,如果发送机关少,可将发送机关名称全部写上,发送机关多,可采用"各有关部门和单位"等办法概写。三是党政不分。党委行文对政府系统,党政联合行文对党委。中共中央行文主送单位可为"各省、自治区、直辖市党委,各大军区党委,中央各部委,国家机关各部委党组,各人民团体党组";国务院行文可为"各省、自治区、直辖市人民政府,国务院各部委、各直属机构";中共中央、国务院联合行文可为"各省、自治区、直辖市党委和人民政府,各大军区党委,中央和国家机关各部委,各人民团体"。

9.正文

正文用3号仿宋体字,每自然段左空2字;数字、年份不能回行。普遍存在的问题:一是引用公文文号格式不对。应当先引标题,后引发文字号。如,"据×办〔2006〕12号文《关于××××××的通知》",其引用文号的方法就是不符合规定的,正确的引用方式应为据《关于××××××通知》(×办〔2006〕12号)。二是文件层次结构不对。用数字表示多层次结构序数,其标识方法为:第一层用"一、""二、""三、"……第二层用"(一)""(二)""(三)"…… 第三层用"1、""2、""3、"…… 第四层用"(1)""(2)""(3)"……目前一些公文序数数词仍然存在使用不规则的情况,要注意序数数词的写法,"一、"下面是顿号,"1."下面是圆号,而"(一)"和"(1)"括号外面是不带顿和点号。意见等公文为了便于查阅引用,第一层用"一、""二、""三、"……第二层用"1、""2、""3、"一条龙排队。三是结束语。颁发性、转发性、指示性的通知,因提出了具体的执行要求(如请贯彻执行,请遵照执行)。意尽言止,自然结束。任免性通知,属告知性质,最后用"特此通知"回行空两格作结。通告可写"特此通告"。公告可写"现予公告"。请示可写"以上请示如无不妥,请批转有关单位贯彻执行""可否,请批示""当否,请指示""请审批"。批复可写"此复"。函可写"特此函告""请研究后函复""请同意""请批准"。

10.附件

公文如有附件,应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标识"附件",后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件应在公文成文日期之后,另起一页与正文一起装订,并在附件左上角第二行顶格标识"附件",有序号时还要标识序号,比如"附件1"、"附件2"等。普遍存在的问题是:在一些转发、印发的文件中,将附件置于版记(公文主题词以下)之后,这是错误的。因为转发性的文件和被转的文件在形式上是正件是附件的关系,实质上都是正件,因主要政策规定在被转发、印发的文件之中。

11.成文时间

成文时间以负责人签发和会议通过的时间为准,不能以文件起草时间为准。行政机关公文《标准》规定公文成文时间应用汉字将年、月、日标全,"○"不能写为"零",一般置于正文右下方。中国共产党机关公文未明确,根据惯例一般用数字标全。成文日期具体的上下位置依印章来定,左右位置由字数来定,一般右空2-4字。

12.署名和印章

单一机关制发的公文在落款处可不署发文机关名称只标识成文时间并加盖印章(党的机关公文署名)。

公文除会议纪要、和普发性文件外,均应加盖印章。公文所盖的印章一定要与发文机关的名称一致,因故需用别的印章代替时,应注明"代"字。加盖印章应端正、居中下压成文时间。正确的盖章方式有:(1)下套方式。当印章文字环行排列、下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;(2)中套方式。当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上。当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,主办机关印章在前,两个印章均压成文日期。要注意只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐。两印章互不相交或相切,相距不超过3mm.

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务必使印章与正文同处一面,不得采取标识"此页无正文"的方法解决。[新《办法》规定]

13.附注

附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意事项等情况的说明,比如"此件发至省、军级"、"此件发至县、团级"等。公文如有附注,一般用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。按照《国家行政机关公文处理办法》规定,请示性的公文应当在附注处注明联系人和联系电话。

14.主题词

"主题词"用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号小标宋体字,词目之间空1字,不用标点分隔。一般情况下,一篇公文可标1~5个主题词,但最多不超过5个。上报的公文按上级部门的主题词表选用。在词表中找不出准确反映主题内容类属的词时,应在确定词的后面加△,以便区别。

15.抄送机关

公文如有抄送,则在"主题词"下一行,左空1字用3号仿宋体字标识"抄送",后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。排列顺序一般为:上级机关单排一行,党政机关、军事机关、人民团体、民主党派等合排一行,人大、政协、法院、检察院等合排一行,其他单位合排一行。实际中,同级机关也可按党委、人大、政协、法院、检察院、其他单位的顺序排列。如果主送机关移至"主题词"之下,标识方法同抄送机关。普遍存在的问题是:一是抄送、抄报同时混用。抄送是指主送机关之外的其他需要告知公文内容的上级、下级和下相隶属机关。不少单位对上级单位抄送文件时仍然沿用"抄报"一词。目前,公文无论是对上级还是对下级抄送,概用"抄送"一词。不再使用"抄报"一词。二是抄送栏中重复出现主送机关名称。

16.印发机关和印发时间

印发机关多数不以行文机关名称出现,而只用机关办公室名称。印发机关位于抄送机关之下占1行位置,用3号或4号仿宋体字。印发机关左空1字,印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数字标识。

17.份数

份数置于印发时间之下,右空3字,用3号仿宋体字和阿拉伯数字标识。政府机关公文按新《办法》规定已经取消了"份数"。

(责任编辑:刘兴明)
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